Read Mey's Minds

About love, life, sometimes hateful thoughts…

Analisis Kasus SDM di Acme Company (tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia) 09/07/2010

Garis Besar Kasus dan Analisis Sebab Akibat

Kasus ini diawali dengan keterlambatan Steve pada hari Selasa karena kelelahan mengerjakan laporan produksi bulanan. Hal ini menunjukkan adanya ketidakdisiplinan terhadap pekerjaan dan waktu. Apabila Steve menyusun agenda kerja yang efektif, seharusnya penyelesaian laporan produksi bulanan itu tidak perlu menyita waktu istirahatnya.

Kedisiplinan sangat penting dalam manajemen. Manajemen bertanggung jawab menciptakan iklim disiplin preventif di mana berbagai standar pekerjaan diketahui dan dipahami oleh karyawan, sehingga mereka tidak cenderung salah arah atau eratik dalam bekerja. Kedisiplinan harus diterapkan dengan konsisten.

Masalah selanjutnya berkisar pada kecerobohan Steve yang lupa mencatat beberapa jadwal pertemuan, proses delegasi wewenang yang kurang sempurna, kesalahan dalam menyusun skala prioritas tugas yang harus dikerjakan, dan lain – lain.

Setelah membaca dan mencermati kasus yang dialami Steve tersebut, saya menarik kesimpulan bahwa awal dari timbulnya kekacauan dalam pekerjaan Steve adalah ketidakfokusannya pada pekerjaan. Hal itu yang tanpa disadari oleh Steve telah menimbulkan efek berantai (chain reaction) yang negatif terhadap pekerjaan sepanjang hari Selasa tersebut. Ketidakfokusan ini yang menyebabkan timbulnya sikap indisipliner pada diri Steve. Ia menunda – nunda pekerjaan tanpa memperhitungkan kemungkinan – kemungkinan negatif yang akan timbul di kemudian hari. Ia menjadi pribadi yang malas dan ceroboh sehingga lupa mencatat pertemuan – pertemuan di agenda kerjanya. Ketidakfokusan juga yang membuat Steve melakukan kesalahan dalam penyusunan skala prioritas tugas yang harus ia selesaikan di kantor.

Kecerobohan – kecerobohan di atas akhirnya menimbulkan masalah baru. Pekerjaan Steve menjadi semakin menumpuk dan ia pun ditegur oleh atasannya. Hal ini juga akan menimbulkan efek negatif bagi Steve karena memungkinkan timbulnya stress. Beban kerja yang berlebihan (meskipun sebenarnya terjadi karena efek berantai yang disebabkan oleh Steve sendiri), desakan waktu, dan konflik antar pribadi (Steve baru saja ditegur oleh atasannya) akan menimbulkan ketegangan pada emosi Steve. Stress memang tidak selalu menimbulkan efek negatif bagi penderitanya. Stress dapat menjadi salah satu faktor pembangkit motivasi kerja. Namun dalam kasus yang dialami Steve, saya menyimpulkan bahwa stress yang dialami Steve cenderung akan menimbulkan efek negatif bagi dirinya. Jika hal ini tidak ditanggulangi, stress yang dialami Steve akan berdampak jauh lebih negatif lagi terhadap pekerjaannya. Salah satu cara menanggulangi stress ini adalah dengan menganjurkan Steve untuk mengikuti program konseling.

Jawaban dari Pertanyaan

  1. Kesalahan yang dilakukan Steve beserta penyelesaiannya antara lain :

a)      Terlambat datang di perusahaan selama 45 menit.

Keterlambatan ini terjadi karena Steve tertidur setelah kelelahan menyelesaikan laporan produksi bulanan untuk departemennya pada malam sebelumnya. Hal itu menunjukkan kelemahan Steve dalam membuat agenda / jadwal kerja. Seharusnya laporan produksi bulanan tersebut mampu diselesaikan sebelum larut malam apabila Steve tidak menunda – nunda pekerjaannya.

Penyelesaiannya adalah Steve harus memperbaiki agenda kerjanya selama ini agar tidak mengganggu waktu – waktu istirahatnya. Ia harus menghentikan kebiasaan buruknya menunda – nunda pekerjaan karena penundaan hanya akan berakibat buruk pada pekerjaannya di kemudian hari.

b)      Melupakan pertemuan staf dengan atasannya, Frank Jones, wakil direktur produksi.

Steve lupa mencatat pertemuan ini pada agenda kerjanya. Lebih parah lagi, ia tidak dapat menemukan memo yang berisi tentang tujuan pertemuan dan lampiran yang berisi hal – hal yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut. Ketika pada akhirnya memo tersebut ditemukan, sudah tidak ada waktu lagi untuk membaca lampiran materi pertemuannya sehingga saat berdiskusi Steve hanya bisa menyatakan bahwa ia tidak mengantisipasi adanya masalah pada rencana perubahan tersebut.

Pada kasus ini, saya menyimpulkan Steve kurang fokus pada pekerjaannya. Hal itu terlihat pada saat ia lupa mencatat pertemuan staf di agenda kerjanya dan Steve lupa di mana ia meletakkan memo yang berisi tentang tujuan pertemuan dan lampiran yang berisi hal – hal yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut. Ketidakfokusan ini bisa disebabkan oleh berbagai macam hal, di antaranya adalah munculnya ketidakdisiplinan, kurang motivasi kerja, dan sebagainya.

Kesimpulan kedua saya masih berkaitan dengan kesimpulan pertama saya yaitu mengenai ketidakfokusan Steve pada pekerjaannya. Kali ini dalam konteks ketidakfokusan Steve pada pekerjaan – pekerjaan sebelumnya yang berkaitan dengan departemennya. Hal itu terlihat pada saat ia tidak mampu memeberikan banyak kontribusi saat berdiskusi dan hanya bisa menyatakan bahwa ia tidak mengantisipasi adanya masalah pada rencana perubahan tersebut. Hal – hal yang dibahas pada pertemuan staf tersebut tidak mungkin permasalahan yang spontan atau baru saja terjadi. Meskipun Steve tidak sempat membaca lampiran materi yang akan dibahas dan seandainya sebelumnya Steve fokus pada pekerjaannya dan peka terhadap masalah yang terjadi di departemennya, ia tidak akan memberikan tanggapan yang apatis seperti yang terjadi pada kasus di atas.

Cara mengatasinya adalah Steve harus bisa menemukan hal apa yang mengganggu pikirannya sehingga membuatnya tidak fokus pada pekerjaannya. Cara lain yang bisa membantu Steve dalam jangka panjang adalah sebaiknya Steve mengikuti program – program pelatihan yang berkaitan dengan kepribadian, bagaimana cara menekan ketidakdisiplinan dan meningkatkan motivasi kerja. Setelah masalah ketidakfokusan itu dapat diatasi, dengan sendirinya kesalahan – kesalahan seperti lupa mencatat pertemuan pada agenda, lupa tempat meletakkan memo, dan sebagainya, akan teratasi.

c)      Pendelegasian wewenang yang kurang baik pada Lucy Adams.

Steve mendelegasikan order sito kepada Lucy Adams, salah satu penyelia produksi, dan setelah itu tidak memikirkannya lagi. Kemudian Ruth Sweeny, sekretaris Steve, mengingatkan bahwa Lucy sedang keluar kota untuk mengikuti pelatihan dan akan sulit dihubungi. Letak kesalahan Steve adalah ketika ia melakukan delegasi wewenang namun selanjutnya tidak melakukan pengawasan dan tidak saling memberikan feedback dengan Lucy Adams.

Seharusnya setelah melakukan delegasi wewenang kepada Lucy Adams, Steve tetap mengawasi kinerja Lucy dan meminta Lucy memberi feedback kepada Steve mengenai sudah sejauh mana tugas yang diberikan Steve telah diselesaikan oleh Lucy, sehingga tidak terjadi miskomunikasi seperti pada kasus di atas.

d)      Pertemuan dengan Mr. Ferris yang tidak efektif dan efisien.

Sekali lagi Steve lupa mencatat pertemuan dengan Mr. Ferris di agenda kerjanya. Ia datang terlambat dan tidak mengingat hal – hal apa saja yang akan dibahas dengan Mr. Ferris. Steve mengundang Mr. Ferris untuk makan siang di luar kantor. Ketika pembicaraan telah dimulai, Steve menyadari bahwa ia tidak mungkin menjawab beberapa pertanyaan yang bersifat teknis. Akhirnya mereka berdua pergi ke pabrik untuk menemui salah satu insinyur yang dapat menjawab pertanyaan Mr. Ferris. Pertemuan ini berlangsung dengan tidak efektif dan efisien. Ketidakfokusan Steve membuat ia harus bolak – balik dari kantor – restoran – pabrik karena ia lupa mencatat pertemuan ini di agenda kerjanya dan tidak mampu mengingat hal – hal yang perludibahas dengan Mr. Ferris.

Cara mengatasinya sama dengan poin b). Steve harus bisa menemukan hal apa yang mengganggu pikirannya sehingga membuatnya tidak fokus pada pekerjaannya. Cara lain yang bisa membantu Steve dalam jangka panjang adalah sebaiknya Steve mengikuti program – program pelatihan yang berkaitan dengan kepribadian, bagaimana cara menekan ketidakdisiplinan dan meningkatkan motivasi kerja. Setelah masalah ketidakfokusan itu dapat diatasi, dengan sendirinya kesalahan – kesalahan seperti lupa mencatat pertemuan pada agenda, lupa tentang hal – hal yang akan dibahas dalam pertemuan, dan sebagainya, akan teratasi.

e)      Kesalahan dalam membuat skala prioritas mengenai pekerjaan.

Ada 2 pekerjaan yang harus diselesaikan Steve hari Selasa tersebut, tugas yang pertama adalah menyelesaikan data kualitas yang diminta oleh atasannya, Frank Jones, dan menyelesaikan laporan produksi bulanan yang telah diselesaikannya semalam. Steve memberikan prioritas lebih tinggi pada penyelesaian laporan produksi bulanan padahal Frank telah menjelaskan dengan tegas bahwa tugas ini lebih penting daripada laporan bulanan.

Ada 2 kesalahan yang terjadi pada kasus ini, awalnya berasal dari ketidakfokusan Steve pada pekerjaannya yang berujung pada kesalahan pemberian prioritas pada pekerjaan.

Cara menyelesaikannya sama seperti pada poin b) dan d). Steve harus bisa menemukan hal apa yang mengganggu pikirannya sehingga membuatnya tidak fokus pada pekerjaannya. Cara lain yang bisa membantu Steve dalam jangka panjang adalah sebaiknya Steve mengikuti program – program pelatihan yang berkaitan dengan kepribadian, bagaimana cara menekan ketidakdisiplinan dan meningkatkan motivasi kerja. Setelah masalah ketidakfokusan itu dapat diatasi, dengan sendirinya Steve akan mampu menyusun skala prioritas yang efektif dan efisien, sehingga ia dapat menyelesaikan tugas – tugasnya tepat waktu tanpa perlu mendapat teguran dari atasannya.

f)       Terlambat menghadiri pertemuan rutin dengan komite keselamatan pabrik.

Steve terlambat menghadiri pertemuan rutin tersebut karena waktunya tersita untuk menyelesaikan data kualitas yang diminta atasannya. Asal muasal keterlambatan Steve adalah kasus yang terjadi pada poin e) yang berawal dari ketidakfokusan Steve pada pekerjaannya yang tanpa ia sadari telah menimbulkan efek berantai yang negatif pada pekerjaannya.

Cara menyelesaikannya adalah  Steve harus bisa menemukan hal apa yang mengganggu pikirannya sehingga membuatnya tidak fokus pada pekerjaannya. Cara lain yang bisa membantu Steve dalam jangka panjang adalah sebaiknya Steve mengikuti program – program pelatihan yang berkaitan dengan kepribadian, bagaimana cara menekan ketidakdisiplinan dan meningkatkan motivasi kerja.

g)      Kurangnya komunikasi dan koordinasi dengan staf – stafnya.

Pendelegasian wewenang yang kurang efektif kepada Lucy Adams menunjukkan kurangnya lancarnya komunikasi dan koordinasi antara Steve dengan Lucy. Steve telah meminta Ruth, sekretarisnya, untuk meninggalkan pesan pada Lucy agar menghubungi Steve. Steve tidak memberitahu Ruth bahwa persoalan antara Steve dan Lucy sangat penting sehingga 2 kali telepon Lucy tidak diterima oleh Steve karena ia sedang sibuk mengatasi masalah pekerjaannya yang lain. Kesibukan Steve di sini memang termasuk efek berantai yang ditimbulkan oleh ketidakfokusan Steve pada pekerjaannya. Namun andai komunikasi antara Steve dan Lucy berjalan lebih lancar, Steve dapat memberitahu Ruth bahwa persoalannya dengan Lucy sangat penting sehingga saat Lucy menelepon dan Steve sedang tidak ada di tempat, Ruth dapat meminta Lucy menghubungi nomor pribadi Steve sehingga satu persatu masalah pekerjaan Steve dapat berangsur – angsur diselesaikan.

  1. Dari jawaban pada poin 1, dapat saya simpulkan bahwa masalah utama yang dialami Steve adalah ketidakfokusan pada pekerjaan yang menimbulkan efek berantai pada timbulnya sikap – sikap indisipliner terhadap pekerjaan, menurunnya motivasi kerja, dan terganggunya komunikasi serta koordinasi antara Steve dengan staf – stafnya. Agar Steve dapat mengatasi masalah – masalahnya dan mampu menjadi seorang manajer yang efektif, terlebih dahulu Steve harus mengatasi masalah ketidakfokusannya terhadap pekerjaan. Seperti yang telah saya sebutkan di atas yaitu dengan menemukan hal apa yang mengganggu pikirannya sehingga membuatnya tidak fokus terhadap pekerjaan. Ketidakfokusan ini mungkin saja disebabkan oleh adanya stress atau kejenuhan yang dirasakan oleh Steve. Salah satu alternatif solusinya adalah dengan mengikuti program konseling. Dengan mengikuti konseling, Steve dapat membahas permasalahannya dengan seorang counselor sehingga dapat menemukan cara yang efektif untuk mengatasi ketidakfokusannya terhadap pekerjaan.

Fungsi – fungsi konseling di antaranya :

  • Dapat memberi nasihat sehingga masalah counselee (orang yang berkonsultasi) terselesaikan dengan efektif.
  • Dapat menentramkan hati counselee, untuk meredakan tekanan dan menghilangkan stress.
  • Untuk memperlancar komunikasi antara counselee dengan orang – orang di sekitarnya (dalam konteks pekerjaan), sehingga suatu masalah dapat dipandang dari berbagai sudut pandang yang berbeda.
  • Dapat mengendurkan ketegangan emosional counselee.
  • Agar counselee dapat berpikir lebih jernih tentang permasalahan yang mereka hadapi.
  • Agar counselee menyadari nilai – nilai, kelebihan, dan kelemahan mereka, sehingga mereka dapat memperbaiki diri dan meningkatkan kinerja mereka.
 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s